今からでも遅くない!中堅・中小企業が取り組むべき前向きのデジタル化

デジタル庁発足

9月1日に菅首相肝いりのデジタル庁が発足しました。
デジタル政府を推進していく上では以下の「3つの1(ワン)」が掲げられています。

デジタルファースト
 個々の手続き・サービスは紙を使わずデジタルだけで完結
ワンスオンリー
 住民票の写しなどは一度提出すれば、何度も提出する必要がなくなる
ワンストップ
 民間サービスを含め、複数の手続き・サービスをワンストップで実現

デジタル化3原則

今まで行政のデジタル化はずっと掛け声倒れで遅々として進みませんでしたし、新たに省庁を作ったからといってすぐに成果が出るとは思えませんが、コロナ禍で改めて浮き彫りになった役所業務の非効率は一刻も早く変えていく必要があります。

DXへの道

そして、民間企業のデジタル化は行政に合わせて仕方なく進めるような後ろ向きなものではなく、生産性を高め、市場競争で優位な商品・サービスを展開していける企業組織に変革するDX(デジタルトランスフォーメーション)を目指すべきです。

DXへのステップ

ただ、会社の利益に結び付くデジタル化を達成するまでには踏んでいかなければならない段階があり、書類のデータ化などアナログからデジタルに移行する初期の段階では特に人員や費用面で負担が大きいです。

デジタル化は必要とわかっていても、本業のかたわら大量の書類をデータ化していくような余裕はないと困っている企業も多いかと思います。
とりあえず少しでも手を付けていかなければDXへの道は遠いのですが、慣れない仕事に貴重な人手と時間を割くのは非常にもったいないです。また、不慣れな仕事だと誰でも時間がかかりミスも起きやすくなります。そこで、自社ですべての作業を行おうとするのではなく、一部だけでも外部の専門家に業務委託することを検討してみてはいかがでしょうか。

当社でもアンケート業務だけでなくデータ処理・分析のプロとして以下のような仕事も引き受けてまいりました。
いずれも自社でできないことはないかもしれませんが、専門家に頼めば業務効率と作業クオリティに格段の違いがありますし、思ったより費用がかからなかったという声が多いです。

バラバラのデータファイルを指定のフォーマットで1本にまとめてほしい

データ入力はベリファイ(2回)入力を基本とし、入力モレや記入ミス、データ間の論理矛盾など、様々なデータの不備を修正するデータクリーニングを施すことで二重三重のチェックを行います。
入力データだけでなく、既にお持ちのデータファイルをお預かりしてご希望のフォーマットに加工して納品することも可能です。

お客様のご意見をカテゴリー分類したい

お客様カードに書かれた意見やコールセンターにかかってきた内容など、顧客の生の声はデータ化することによって情報の価値が高まります。
個々の意見をじっくり読み込むことで有益なビジネスのヒントが得られることも少なくありませんが、さらに、類似したコメントを同一カテゴリーに分類してコード化(アフターコーディング)すれば、数値データとして地域別や時系列などの集計や分析を行うことが可能となります。

〇〇に関するデータをできるだけ集めてほしい

データ収集の目的を細かく確認し、検索する情報のターゲットを絞り込んだ上で公開データをかき集め、相手が求める情報に近い形に編集します。
データといっても数字の羅列だけでなく適切にグラフ化することにより、膨大な情報量もコンパクトにわかりやすく表現することができます。

お客様への郵送物の発送・回収の窓口になってほしい

デジタル化が進んでも、顧客と郵送物のやり取りが必要なことはあるでしょう。
顧客からの返送物について、その内容のデータ入力を外部委託する場合、委託先を御社の「事務局」として返信先にしてはいかがでしょうか。郵送物の印刷から発送・回収、データ入力までワンストップで委託できれば効率的です。
大事な顧客情報などが含まれていると情報漏えいのリスクが心配の向きもあるでしょう。ただ、社内だからデータ管理は安心とは言い切れません。プライバシーマークやISMSの認証を得ている事業者であれば個人情報の取り扱い体制も確立しており、情報流出のリスクは極めて低いと考えられます。

データ活用を積極的に進めていきたいが、社内での人手確保や機密データ管理に不安があったりして信頼できる委託先をお探しの方はぜひ一度、お問い合わせください。